Se considera aceptada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción (Ley 1231, Artículo 3, modificada por la Ley 1676 Art. 86).

Los requisitos y documentos exigidos para la radicación de facturas:

La política de pagos es a 30 días, contados a partir de la correcta radicación de la factura previa verificación de los siguientes puntos:

• Original y copia de la factura y estar denominada expresamente como factura de venta.
• Numero de pedido en SAP y su correspondiente aceptación de servicio o entrada de mercancía (GR). Para contratos de obra e interventoría se deberá adjuntar su correspondiente acta de avance debidamente firmada en señal de aprobación. Nota: A partir del 2 de mayo de 2018 solo se recibirán las facturas que tengan impresa la Hoja de Entrada.
• Informar el municipio donde se prestó el servicio o venta del bien para efectos de practicar retención de industria y comercio. En caso de facturar servicios prestados en diferentes municipios indicar el valor o porcentaje correspondiente para cada municipio.
• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Indicar el régimen de IVA y la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas junto el número de resolución.
• Indicar si es autorretenedor de renta o autorretenedor de ICA.
• Resolución actualizada de facturación.
• Para aquellas cuentas por pagar que no requieren pedido en SAP, se radicará mediante el formato de solicitud de pago GC-F-007, con su respectiva aprobación del director de área.
• Porcentaje o valor de retención en garantía, en caso de aplicar.
• La amortización de anticipos, en caso de haberlos recibido.

Si la factura dispone a cumplir lo emanado en la ley 1231 de 2008 como título valor debe cumplir los siguientes requisitos:

• Fecha de vencimiento.
• Dejar constancia en el original de las condiciones de pago

De acuerdo al artículo 3° de Decreto 3327/09, el emisor/vendedor de la factura deberá anotar en cada hoja de la factura, de manera preimpresa o por cualquier medio mecánico aceptable, la leyenda “copia” u “original” según corresponda.

Las personas naturales deberán adjuntar los siguientes documentos:

• Pago de aportes a salud, pensiones y ARL.
• Copia actualizada del RUT.
• Declaración juramentada sobre si tiene vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad generadora de ingresos por honorarios y/o servicios personales obtenidos.

Cuando los ingresos de los proveedores del régimen simplificado superen las 3.500 UVT establecidas en el numeral 1° del artículo 499 de Estatuto Tributario, deben actualizar su RUT a régimen común de IVA y expedir factura de venta. Una vez actualizado el RUT, deberán informar el cambio de régimen para la aplicación de las respectivas retenciones y descuentos.

Para facturas de importaciones de bienes se deberá adjuntar documento de transporte, declaración de importación y orden de compra.

Para gastos reembolsables se deberá adjuntar certificado del revisor fiscal en cumplimiento del artículo 3 del decreto 1514 de 1998 y articulo 29 del decreto 1350 de 1997 (ver formato adjunto GC-F-014).

Cuando los pedidos se generen en dólares se debe facturar en la misma moneda. Cuando se trate de valores en dólares pagaderos en pesos, el pago se realizará de acuerdo a la TRM de la fecha de radicación, excepto cuando en el contrato se pacte lo contrario, para lo cual se deberá anexar la cláusula de pago, o incorporarlo en el cuerpo de la factura.

Para emisores de facturas electrónicas se deberá imprimir la representación gráfica de la factura y radicar en ventanilla junto con la documentación soporte.

Devolución por retenciones indebidas

Cuando haya lugar a la devolución de una retención indebidamente practicada, para el trámite de su reintegro se requiere:

• Carta de solicitud de la devolución por parte del proveedor o contratista indicando el número de factura que origino la transacción, valor retenido indebidamente y concepto de retención aplicado.
• Cuando la solicitud de devolución hace referencia a un período fiscal anterior la solicitud deberá ser suscrita por el representante legal indicando que no ha hecho ni hará uso de la retención sujeta a devolución.

Devolución retención en garantía

Cuando hay fideicomiso:

• Carta de solicitud de la devolución por parte del proveedor o contratista.
• Formato de devolución de retención en garantía CFT-F-001 adjuntando cámara de comercio vigente.
• Formato certificación de cumplimiento de contrato CFT-F-002.
• Acta de liquidación del contrato.

Cuando no hay fideicomiso para retegarantía:

• Formato de solicitud de pago GC-F-007.
• Carta de solicitud de la devolución por parte del proveedor o contratista.
• Acta de liquidación del contrato.

Cesiones de contratos

Una vez surtido los documentos de cesión parcial o total del contrato, el administrador del contrato gestionará ante el área de Abastecimiento la creación de un nuevo pedido en SAP que le permita al nuevo contratista realizar la facturación por la parte cedida del contrato.
Cuando la parte cedida involucre solamente los derechos de pago o recaudo derivados del contrato a través de una fiducia, no será necesario la creación de un nuevo pedido en SAP, solamente es necesario la vinculación de la entidad Fiduciaria como receptor alternativo de pago del contratista.

• Sólo se entenderán recibidas las facturas que tengan el sello y número de radicación, absténgase de entregar documentos a personas diferentes de las ubicaciones en la ventanilla de radicación.

• La ventanilla de recepción de facturas se abrirá solo hasta el primer día hábil de cada mes, según los horarios y lugar de radicación

• Las facturas que envíen los contratistas fuera de Bogotá, se recibirán por correo certificado en la ventanilla de radicación de cuentas por pagar, previa aceptación en SAP de los bienes y servicios facturados.

• Para cualquier aclaración o inquietud favor comunicarse al número telefónico 646-1300 con el Administrador de su Contrato, servicios de cada área o Cuentas por Pagar en Contabilidad.