Con el fin de garantizar la validez de costos, deducciones e impuestos descontables ante la Dian, para ODL es importante contar con la aceptación de la factura electrónica. 

A la luz del artículo 2.2.2.5.4 del Decreto 1074 de 2015 la factura electrónica de venta una vez recibida se entiende irrevocablemente aceptada por el adquiriente, deudor o aceptante en los siguientes casos:

• Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
• Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.

Los requisitos y documentos exigidos para la radicación de facturas:

La política de pagos es a 30 días, contados a partir de la correcta radicación de la factura previa verificación de los siguientes puntos contenidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y artículo11 de la Resolución 00165 de 2023:

1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta. 
2. Contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. 
3. Identificación del adquirente, según corresponda, así: 

3.1. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios. 

   3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT). 

Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. 

 Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio. 

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). 
5. Fecha y hora de generación. 
6. Contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo. 

La factura electrónica de venta se entenderá expedida, en todo caso, cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución. 

Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición de la factura electrónica de venta, la indicada en el numeral 5 del presente artículo. 

7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). 
8. Número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados. 
9. Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta. 
10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo. 
11. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado. 
12. Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda. 

13.Discriminar el Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos. 

14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta. 
15. El Código Único de Factura Electrónica (CUFE). 
16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”. 
17. El contenido del “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta” establecido en el artículo 60 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo. 
18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere. 

1. Número de pedido en SAP y su correspondiente aceptación de servicio o entrada de mercancía (GR) dentro del cuerpo de la factura, esto es en el XML y la representación gráfica. 
2. Si es un contrato USD pagadero en pesos, en la factura deberá expresarse el monto de la entrada del material y/o la (s) aceptación (es) del servicio en la moneda origen, la TRM utilizada debe corresponder a la fecha de expedición de la factura, o en su defecto a lo estipulado contractualmente.
3. Tener en cuenta, que por cada correo electrónico se va a procesar una factura. Por lo cual si van a emitir varias facturas cada una deberá ser enviada en un correo individual.
4. Informar el municipio donde se prestó el servicio o venta del bien para efectos de practicar retención de industria y comercio. En caso de facturar servicios prestados en diferentes municipios indicar el valor o porcentaje correspondiente para cada municipio.
5. Indicar si es autorretenedor de renta o autorretenedor de ICA y así mismo indicar si es contribuyente o no de avisos y tableros.

Si es persona Natural deberá anexar la siguiente información:

1. Pago de Aportes a Seguridad Social (Salud, pensión y ARL)
2. Copia Actualizada del RUT
3. Manifestación expresa de imputar costos y gastos a sus ingresos para practicar retención artículo 383, de lo contrario se aplicarán las retenciones el Artículo 92 del ET. (tarifas generales).

Cuando los ingresos de los proveedores no responsables de IVA superen las 3.500 UVT establecidas en el numeral 1° del artículo 499 de Estatuto Tributario, deben actualizar su RUT a responsables de IVA y expedir factura de venta. Una vez actualizado el RUT, deberán informar el cambio de régimen para la aplicación de las respectivas retenciones y descuentos.

Si no se radica con las especificaciones aquí expuestas, se procederá al rechazo de la factura.

Buzón único de radicación: felectronicaodl@odl.com.co

Las facturas electrónicas radicadas en buzones distintos al oficial no serán procesadas.

Mantenga actualizada su información comercial y tributaria en el registro de proveedores de ODL. Cualquier inquietud informar a:  gestorproveedores@odl.com.co 

Procure radicar las facturas en las fechas especificadas cada mes. Las facturas que lleguen con posterioridad a esas fechas se causarán con fecha del primer día hábil del mes siguiente.

Devolución por retenciones indebidas

Cuando haya lugar a la devolución de una retención indebidamente practicada, para el trámite de su reintegro se requiere:

1. Carta de solicitud suscrita por el representante legal indicando que no ha hecho ni hará uso de la retención sujeta a devolución indicando el número de factura que origino la transacción, valor retenido indebidamente y concepto de retención aplicado con el fundamento normativo correspondiente.

Devolución retención en garantía

Cuando hay fideicomiso:

1. Formato de devolución de retención en garantía GT-F-001.
2. Formato certificación de cumplimiento de contrato GT-F-002.
3. Acta de liquidación del contrato.
4. Copia de Cámara de Comercio no mayor a 30 días.
5. Copia de la carta de solicitud de devolución por parte del proveedor o contratista a la fiducia.

Cuando no hay fideicomiso para retegarantía:

1. Formato de solicitud de pago GEF-CON-FOR-007.
2. Formato de devolución de retención en garantía GT-F-001.
3. Formato certificación de cumplimiento de contrato GT-F-002.
4. Acta de liquidación del contrato.

Cesiones de contratos

Una vez surtido los documentos de cesión parcial o total del contrato, el administrador del contrato gestionará ante el área de Abastecimiento la creación de un nuevo pedido en SAP que le permita al nuevo contratista realizar la facturación por la parte cedida del contrato.

Cesión de Derechos Económicos
Cuando la parte cedida involucre solamente los derechos de pago o recaudo derivados del contrato a través de una fiducia, no será necesario la creación de un nuevo pedido en SAP, solamente es necesario la vinculación de la entidad Fiduciaria como receptor alternativo de pago del contratista.

Factoring

Una vez que la factura ha sido radicada y aceptada satisfactoriamente, el proveedor será responsable de verificar si la empresa de Factoring se encuentra registrada en el sistema de ODL, así como de confirmar los eventos correspondientes en la plataforma RADIAN. Adicionalmente, deberá notificar oportunamente a la Tesorería de ODL a través de los siguientes correos electrónicos: julian.castillo@odl.com.co; alexandra.carrero@odl.com.co